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2020年4月期刊

企業(yè)制度體系建設(shè)存在“四大常見問題”

國家社會秩序的建立與維護(hù)靠的是法律與道德,企業(yè)內(nèi)部秩序的建立靠的是制度和文化。沒有健全的法律和制度就不可能有科學(xué)、規(guī)范的現(xiàn)代企業(yè)管理。企業(yè)應(yīng)通過制度體系建設(shè),發(fā)揮制度在企業(yè)管理中的規(guī)范、引領(lǐng)和推動作用,通過打造企業(yè)核心競爭力,最終實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略遠(yuǎn)景與目標(biāo)。

作為企業(yè)管理重要的一環(huán),制度體系建設(shè)是一個制訂制度和執(zhí)行制度并在實(shí)踐中檢驗(yàn)和完善制度的動態(tài)過程,并隨著企業(yè)的成長而不斷的建立、健全、規(guī)范與完善。

在我們經(jīng)歷的諸多管理咨詢項(xiàng)目中發(fā)現(xiàn),許多企業(yè)在制度體系建設(shè)上,存在四大常見問題。

——編者語


一是制度建設(shè)不成體系

很多客戶會認(rèn)為制度數(shù)量多意味著制度完善,但實(shí)際上制度體系是否完善,不能以數(shù)量多寡而論,更多的則要看“制度內(nèi)容”是否滿足經(jīng)營管理的需求。

現(xiàn)實(shí)中企業(yè)的制度內(nèi)容不完善,大多源于企業(yè)未根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境、戰(zhàn)略目標(biāo)、業(yè)務(wù)活動和管理要求而進(jìn)行整體規(guī)劃。有的企業(yè)制度建設(shè)責(zé)任不明確不合理,也會造成制度內(nèi)容的不協(xié)調(diào)、相沖突。有的企業(yè)制度建設(shè)政出多門,各部門各自制定職能范圍內(nèi)制度,最后也會造成制度間的銜接和匹配性較差,甚至彼此矛盾。有的企業(yè)主體制定者對制度的認(rèn)知不準(zhǔn)確,在制訂時太寬泛,當(dāng)出現(xiàn)了漏洞、不好執(zhí)行時,則又不斷以“補(bǔ)充通知”的形式“打補(bǔ)丁”應(yīng)付,結(jié)果嚴(yán)重破壞了制度內(nèi)容的嚴(yán)謹(jǐn)性、嚴(yán)肅性。有的企業(yè)甚至出現(xiàn)發(fā)現(xiàn)一個問題、解決一個問題就出臺一個制度的現(xiàn)象。

我們以為,企業(yè)在制度建設(shè)上應(yīng)以國家法律體系建設(shè)為借鑒。從效力范圍和級別上進(jìn)行分類分層。

國家將法律體系劃分為憲法、法律、行政法規(guī)、地方性法規(guī)、自治條例和單行條例、行政規(guī)章等,且明確不同效力范圍和級別的法文由不同立法主體來制定,并確立憲法為國家具最高效力根本大法、是制定其他一切法文根本遵循的法定地位。因此,企業(yè)一方面在制度體系建設(shè)上,首先也應(yīng)依法依規(guī)制定一部公司級憲法的《公司章程》,再在其基礎(chǔ)上依次制定公司的基本管理制度和具體管理規(guī)章,直至部門管理規(guī)定。

這樣將制度合理分級,也便于提高制度管理的審批效率和適用性。另一方面在制度內(nèi)容建設(shè)上,應(yīng)結(jié)合戰(zhàn)略規(guī)劃、管控模式、業(yè)務(wù)流程、組織架構(gòu)、管理活動等進(jìn)行分級分類,從而最大程度地規(guī)范、保障企業(yè)一切經(jīng)營管理活動的需要。

二是制度管理環(huán)節(jié)不夠完善

求是咨詢觀察到,在實(shí)踐中企業(yè)往往存在著制度管理環(huán)節(jié)不完善的現(xiàn)象。比如存在缺乏制度宣貫,制度執(zhí)行過程中形多實(shí)少、流于形式,制度執(zhí)行反饋與評估不足,缺乏制度執(zhí)行的監(jiān)督措施,對制度執(zhí)行檢查考核不力等現(xiàn)象。

對于企業(yè)來講,制度編制、發(fā)布的目的是在日常管理活動中運(yùn)用。企業(yè)規(guī)章制度需要在發(fā)布后進(jìn)行大量的管理工作,如通過宣貫,讓企業(yè)員工知曉繼而遵守。同時,制度不是寫在紙上的文件,它是企業(yè)管理的重要依據(jù)和工具,制度的執(zhí)行是制度體系建設(shè)的目的和制度管理的核心。如果寫出來就束之高閣,最終制度建設(shè)和制度執(zhí)行形成“兩張皮”,完全失去制度的約束力和激勵作用,也難以達(dá)到企業(yè)的管理目的。

對制度執(zhí)行過程中存在的問題,需要建立有效反饋機(jī)制,同時建立客觀的評估方法和標(biāo)準(zhǔn),對制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期的有效的評估,以保證制度的針對性、及時性和系統(tǒng)性。此外,在制度執(zhí)行過程中還需要建立約束和監(jiān)督機(jī)制,制定一整套的執(zhí)行、監(jiān)督、改進(jìn)辦法,依靠制度來保障制度的執(zhí)行,杜絕人治,不讓人為的干預(yù)破壞制度的嚴(yán)肅性。重要的是,制度管理也是一個典型的PDCA循環(huán)。在一定周期,需要對制度落實(shí)效果進(jìn)行考核,便于對制度進(jìn)行修訂和完善。如果考核力度不夠,執(zhí)行與否與員工利益的關(guān)聯(lián)度較低,最終在員工心目中便會失去對制度的敬畏。

三是制度內(nèi)容經(jīng)年不更新

我們在客戶資料中經(jīng)??吹街贫ㄓ谑畮啄昵暗闹贫?,期間企業(yè)的內(nèi)外部環(huán)境、業(yè)務(wù)經(jīng)營、組織機(jī)構(gòu)發(fā)生了大量變化,但其管理制度并未進(jìn)行及時修訂,經(jīng)常出現(xiàn)有制度不適用、找不到某個制度的管理主體部門、現(xiàn)有的工作流程早已不同于制度中的要求等,最后在管理過程中只能一事一議,這些制度名存實(shí)亡。

對于企業(yè)來講,定期對制度進(jìn)行梳理、優(yōu)化、修訂至關(guān)重要。有什么樣的企業(yè)管理制度、有什么樣的企業(yè)管理制度的實(shí)施效果就有什么樣的發(fā)展成效。規(guī)范性與創(chuàng)新性的企業(yè)管理制度也是企業(yè)核心競爭力的一個重要組成部分。

四是制度文本編制不規(guī)范

如制度的版本控制和發(fā)布缺乏統(tǒng)一管理、制度文本各形各色等。我們建議在一個企業(yè)內(nèi)部制度的形式要統(tǒng)一規(guī)范,如制度的層級、名稱、文本格式、遣詞造句要求、發(fā)文流程等,應(yīng)由制度歸口管理部門出臺專門的“制度管理制度”進(jìn)行規(guī)范要求,各部門在撰寫制度文本、申請制度審核與上會審批時,均需遵照執(zhí)行,這樣也最終便于審核者、審批者、以及使用者查找與理解。

小結(jié)

總之,制度體系建設(shè)是企業(yè)管理重要而基礎(chǔ)性工作,制定一套完整的企業(yè)內(nèi)部管理制度,同時構(gòu)建一套能夠保障制度體系規(guī)范化運(yùn)作的機(jī)制,是企業(yè)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的必要條件。

在當(dāng)前深化改革的形勢下,制度體系建設(shè)日益成為企業(yè)發(fā)展中的根本性問題,加強(qiáng)制度體系建設(shè)將成為提升企業(yè)競爭力的有效途徑。